Metode Pencatatan Persediaan Barang

Istilah yang digunakan untuk menunjukkan barang-barang yang dimiliki oleh suatu perusahaan akan tergantung pada jenis usaha perusahaan. Istilah yang digunakan dapat dibedakan untuk usaha dagang yaitu perusahaan yang membeli barang dan menjualnya kembali tanpa mengadakan perubahan bentuk barang, dan perusahaan manufaktur yaitu perusahaan yang membeli bahan dan mengubah bentuknya untuk dapat dijual. Secara umum istilah persediaan barang dipakai untuk menunjukkan barang-barang yang akan dijual. Dalam perusahaan dagang, barang-barang yang dibeli dengan tujuan akan dijual kembali diberi judul "persediaan barang". Judul ini menunjukkan seluruh persediaan barang yang dimiliki. Dalam perusahaan manufaktur persediaan barang yang dimiliki terdiri dari beberapa jenis yang berbeda. Masing-masing jenis diberi judul tersendiri agar dapat menunjukkan macam persediaan yang dimiliki. Jenis persediaan yang ada dalam perusahaan manufaktur sebagai berikut :

a. Bahan Baku dan Penolong Bahan baku adalah barang-barang yang akan menjadi bagian dari produk jadi yang dengan mudah dapat diikuti biayanya. Sedangkan bahan penolong adalah barang-barang yang juga menjadi bagian dari produk jadi tetapi jumlahnya relatif kecil atau sulit diikuti biayanya. Misalnya dalam perusahaan mebel, bahan baku adalah kayu, rotan, besi siku. Bahan penolongnya adalah paku, dempul.

b. Supplies Pabrik Adalah barang-barang yang mempunyai fungsi melancarkan proses produksi misalnya oli mesin, bahan pembersih mesin.

c. Barang dalam Proses Adalah barang-barang yang sedang dikerjakan (diproses) tetapi pada tanggal neraca barang-barang tadi belum selesai dikerjakan. Untuk dapat dijual masih diperlukan pengerjaan lebih lanjut.

d. Produk Selesai Yaitu barang-barang yang sudah selesai dikerjakan dalam proses produksi dan menunggu saat penjualannya. Persediaan barang baik dalam usaha dagang maupun dalam perusahaan manufaktur merupakan jumlah yang akan mempengaruhi neraca maupun laporan rugi laba, oleh karena itu persediaan barang yang dimiliki selama satu periode harus dapat dipisahkan mana yang sudah dapat dibebankan sebagai biaya (harga pokok penjualan) yang akan dilaporkan dalam laporan rugi laba dan mana yang masih belum terjual yang akan menjadi persediaan dalam neraca.

Metode pencatatan persediaan barang, dapat dilakukan dengan cara : 1) metode fisik, dan 2) metode buku.

1. Metode Fisik Penggunaan metode fisik mengharuskan adanya perhitungan barang yang masih ada pada tanggal penyusunan laporan keuangan. Perhitungan persediaan (Stock opname) ini diperlukan untuk mengetahui berapa jumlah barang yang masih ada dan kemudian diperhitungkan harga pokoknya. Dalam metode ini mutasi persediaan barang tidak diikuti dalam buku-buku, setiap pembelian barang dicatat dalam rekening pembelian. Karena tidak ada catatan mutasi persediaan barang maka harga pokok penjualan juga tidak dapat diketahui sewaktu-waktu. Harga pokok penjualan baru dapat dihitung apabila persediaan akhir sudah dihitung. Ada masalah yang timbul bila menggunakan metode fisik, yaitu jika diinginkan menyusun laporan keuangan jangka pendek (interim) misalnya bulanan, yaitu keharusan mengadakan perhitungan fisik atas persediaan barang. Bila barang yang dimiliki jenisnya dan jumlahnya banyak, maka perhitungan fisik akan memakan waktu yang cukup lama dan akibatnya menjadikan metode ini sangat sederhana baik pada saat pencatatan pembelian maupun pada waktu melakukan pencatatan penjualan.

2. Metode Buku (Perseptual) Dalam metode buku setiap jenis persediaan dibuatkan rekening sendiri-sendiri yang merupakan buku pembantu persediaan. Rincian dalam buku pembantu bisa diawasi dari rekening kontrol persediaan barang dalam buku besar. Rekening yang digunakan untuk mencatat persediaan ini terdiri dari beberapa kolom yang dapat dipakai untuk mencatat pembelian, penjualan dan saldo persediaan. Setiap perubahan dalam persediaan diikuti dengan pencatatan dalam rekening persediaan sehingga jumlah persediaan sewaktu-waktu dapat diketahui dengan melihat kolom saldo dalam rekening persediaan. Masing-masing kolom dirinci lagi untuk kuantitas dan harga perolehannya. Penggunaan metode buku akan memudahkan penyusunan neraca dan laporan rugi laba jangka pendek, karena tidak perlu lagi mengadakan perhitungan fisik untuk mengetahui jumlah persediaan akhir. Walaupun laporan rugi laba dan neraca segera dapat disusun tanpa mengadakan perhitungan fisik atas barang, setidak-tidaknya setahun sekali perlu diadakan pengecekan apakah jumlah barang dalam gudang sesuai dengan jumlah dalam rekening persediaan. Pengecekan ini dilakukan dengan cara membandingkan hasil perhitungan fisik dengan jumlah dalam rekening persediaan. Bila terdapat selisih jumlah persediaan antara hasil perhitungan fisik dengan saldo rekening persediaan, dapat diadakan penelitian terhadap sebab-sebab terjadinya perbedaan itu. Apakah selisih itu normal dalam arti susut atau rusak, ataukah tidak normal, yaitu diselewengkan. Selisih yang terjadi akan dicatat dalam rekening selisih persediaan dan rekening lawannya adalah rekening persediaan barang. Bila jumlah dalam gudang lebih kecil dibanding dengan saldo rekening persediaan, maka rekening persediaan dikurangi, dan sebaliknya. Dengan demikian rekening harga pokok penjualan hanya menunjukkan harga pokok barang-barang yang dijual. Selisih persediaan tidak termasuk dalam harga pokok penjualan tetapi dicatat sendiri. Sedangkan dalam metode fisik karena harga pokok dihitung dengan metode selisih persediaan maka kekurangan/kelebihan persediaan akan tercampur dalam harga pokok penjualan.

Dibanding dengan metode fisik maka metode buku merupakan cara yang lebih baik untuk mencatat persediaan yaitu dapat membantu memudahkan penyusunan neraca dan laporan rugi laba, juga dapat digunakan untuk mengawasi barang-barang dalam gudang.